El artículo 569 del Estatuto Tributario dispone que esta clase de notificación debe practicarse por funcionario de la Administración, en el domicilio del interesado, o en la oficina de impuestos respectiva, caso en el cual quien deba notificarse debe presentarse de manera voluntaria a recibir la notificación, inclusive si se hace en la modalidad de comparecencia mediante citación; el funcionario encargado de la notificación debe poner en conocimiento del interesado la providencia haciendo entrega de un ejemplar de la misma, constando la fecha de la respectiva entrega. Por regla general se concede al citado diez días hábiles para que se presente ante la entidad competente para ser notificado del acto administrativo, y si bien se suele dar la notificación por aviso en caso de que no comparezca el contribuyente, cuando se trata de la notificación del mandamiento de pago en caso de no surtirse la personal debe efectuarse mediante correo certificado.

Disponen las normas tributarias (art. 565 del Estatuto Tributario), que la notificación por correo de las actuaciones de la administración sea de naturaleza tributaria, aduanera o cambiaria, se debe practicar mediante la entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario – RUT.

En diversos pronunciamientos el Consejo de Estado ha señalado que cundo la autoridad tributaria recibe del contribuyente la solicitud de que los actos sean notificados a una dirección proporcionada por este, la autoridad se encuentra obligada a hacerlo ya que la omisión de esta responsabilidad implica la vulneración del derecho a la defensa del contribuyente y puede operar la nulidad del acto por indebida notificación.

Al analizar el artículo 568 del Estatuto Tributario, se concluye que los actos administrativos enviados por correo que por cualquier razón sean devueltos, pueden ser notificados mediante aviso con la transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo en el portal web de la DIAN (o la entidad competente), en el cual se incluyan mecanismos de búsqueda por número de identificación personal, y también en un lugar de acceso al público de la misma entidad.

En tal caso la notificación se considera surtida para efectos de los términos de la administración en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente el término para responder o impugnar se cuenta desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación, pero ello no aplica cuando la devolución se genere por envío a una dirección distinta de la consignada en el Registro Único Tributario – RUT, ya que en este caso se debe notificar a la dirección correcta dentro del término legal.

Es necesario recordar que esta forma de notificación solo procede, siempre que la administración tributaria haya ejercido las actividades necesarias para obtener la dirección del contribuyente sin resultado alguno y tampoco se hayan podido surtir las otras formas de notificación, lo cual quiere decir que se trata de un medio de notificación de carácter subsidiario.

Esta es otra forma subsidiaria de notificar las actuaciones administrativas al no haberse obtenido la comparecencia del contribuyente mediante citación personal, esta procede cuando no se logra la notificación personal de las providencias que deciden recursos, aunque también es posible efectuar la notificación electrónica; el edicto debe fijarse en un lugar público del despacho respectivo por el término de diez días y debe contener la parte resolutiva del acto administrativo publicado por tal medio.

Aunque esta forma de notificación no cuenta con desarrollo normativo en el Estatuto Tributario, el artículo 72 del Código de Procedimiento Administrativo dispone que “sin el lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por hecha la notificación, ni producirá efectos legales la decisión, a menos que la parte interesada revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos legales”, esto quiere decir que la persona natural o jurídica requerida en el procedimiento administrativo, de alguna manera tiene conocimiento del litigio e interviene en el mismo sin que sea necesaria su citación o notificación por alguno de los medios previstos en la ley.

Esta manera de notificación fue instituida en el artículo 46 de la Ley 1111 de 2006, que introdujo el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, se surte de manera electrónica y a través de ella la DIAN pone en conocimiento de los requeridos los actos administrativos producidos por este mismo medio; esta debe realizarse a la dirección electrónica o sitio electrónico asignado por la autoridad de impuesta los contribuyentes, agentes retenedores, responsables o declarantes que optan de modo efectivo por tal forma de notificación, siempre que se respeten las condiciones técnicas definidas por el reglamento, no obstante se debe tener en cuenta que esta clase de notificación solo es aplicable a partir de la fecha que señale el Gobierno Nacional. La notificación electrónica se considera surtida en el momento que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la DIAN, tal acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en la cual tiene lugar la recepción en la dirección o sitio electrónico, teniendo en cuenta que la hora corresponde a la hora oficial colombiana. Los términos se computan a partir del día hábil siguiente a aquel en que quede notificado el acto conforme a las reglas del artículo 566-1 del citado Estatuto. Si la DIAN por razones técnicas no puede realizar la notificación de las actuaciones a la dirección o sitio electrónico asignado al interesado, puede hacerla mediante cualquiera de las formas de notificación previstas en la ley de acuerdo al tipo de acto proferido, y si el interesado en un plazo no mayor a tres días hábiles contados desde la fecha de acuse de recibo electrónico, informa a la DIAN la imposibilidad de acceder al contenido del mensaje de datos por razones inherentes al mismo, la administración (previo análisis del hecho) debe efectuar la notificación en las demás formas previstas por las normas y conforme a la clase de acto expedido; en tales casos la notificación se entiende surtida para efectos de los términos de la Administración, en la fecha del primer acuse de recibo electrónico y para el contribuyente, el término para responder o impugnar se cuenta desde la fecha en que se realice la notificación de manera efectiva.