LA SALA CONSIDERA:

1o. El Art. 70. de la Ley 48 de 1962 dispone que "los miembros del Congreso y de las Asambleas Departamentales gozarán de las mismas prestaciones e indemnizaciones sociales consagradas para los servidores públicos en la Ley 6a. de 1945 y demás disposiciones que la adicionen o reformen”.

2o. El Art. 17. literal b). de la Ley6a. de 1945 prescribe los requisitos que deben concurrir para tener derecho a pensión de jubilación: cincuenta anos de edad y veinte anos. continuos o discontinuos. de servicios. El Art. 30. de la Ley 65 de 1946 modificó el precepto antes indicado en cuanto dispuso que- la pensión de jubilación "será equivalente a las dos terceras partes del promedio de los salarios devengados en el último ano de servicio". Pero el Art. 50. de la Ley 171 de 1961 reformó esta disposición ya que prescribió que "las pensiones oficiales que se causen a partir de la presente ley se liquidarán con base en el promedio de lo devengado en el último ano. por cargo desempeñado en propiedad o sobre el promedio de lo devengado en los tres (3) últimos años a opción del trabajador".

El Art. 20. letra b). del Decreto 1723 de 1964. reglamentario de la Ley 48 de 1962 en armonía con lo expuesto, dispuso que loS miembros del Congreso tienen derecho. entre otras prestaciones. a. "pensión vitalicia de jubilación equivalente a las dos terceras partes del promedio de las asignaciones devengadas durante el último ano de servicios, o del promedio de lo devengado en los tres (3) últimos años. a opción del beneficiario cuando hayan llegado o lleguen a cincuenta ( 50) años de edad y cumplido veinte (20) anos de servicios continuos o discontinuos. anteriores o posteriores a la vigencia de la Ley 48 de 1962 prestados a cualquier entidad oficial o semi oficial. incluyendo el tiempo servido en los cargos de Senador. Representante o Diputado". Este precepto reitera el Art. 90. de la Ley 48 de 1962 que estatuye que "para los efectos de la jubilación". "los períodos ordinarios o extraordinarios del Congreso y de las Asambleas en cada legislatura anual se equipararán a los doce ( 12) meses de un año calendario o proporcionalmente al tiempo servido en el Congreso o Asamblea en la respectiva legislatura" y que esos servicios son acumulables con-los prestados a otras entidades oficiales o semi oficiales.

La Sala estima. en relación con el tiempo servido a entidades semioficiales que para que sea acumulable con el de vinculación a las de carácter oficial se requiere que aquéllas se asimilen a empresas industriales 0comerciales por ser los aportes oficiales iguales o superiores al 90% del capital social. Como prescriben actualmente los Arts. 30. del Decreto-Ley 3130 de 1968. 464 del Código de Comercio. 20. y 30. del Decreto-Ley 3130 de 1968.464 del Código de Comercio, 20. y 30. del Decreto-Ley 130 de 1976.

Pero el Art. 40. de la Ley 4a. de 1966 reformó el Art. 50 de la 171 de 1961 en cuanto dispuso que “a partir de la vigencia de esta ley, las pensiones de jubilación o invalidez a que tengan derecho los trabajadores de una o más entidades de Derecho Público. se liquidarán y pagarán tomando como base el setenta y cinco por ciento (75%) del promedio mensual obtenido en el último año servicio", El Art. 50. del Decreto 1743 de 1966. reglamentario de la Ley 4 al de 1966, reitera el transcrito precepto legal.

3o. Además, según el Art. 10 de la Ley 48 de 1962, para los efectos relacionados con las pensiones de jubilaciones invalidez y otras indemnizaciones "de los miembros del Congreso, de las Asambleas Departamentales y de otros servidores públicos de que trata esta ley, se computarán. no solamente los sueldos y las dietas, sino también los gastos de representación y cualquiera otra asignación que ellos gozaren o hubieren (sic) gozado". Asimismo el Art. 80. ibídem. adicionado por el Art. 50. de la Ley 5a. de 1969, regula la sustitución de las pensiones y la posibilidad de que las cuotas de alguno o de algunos de los

beneficiarios de las mismas acrezcan las de los demás.

De manera que los Arts. 17 ,letra b),de la Ley 6a de 1945.70., 80.,90. y 10 de la Ley 48 de 1962. 50. de l a Ley 5a de 1969 y 40 de la Ley 4a. de 1966. con los correspondientes reglamentos. actualmente regulan las pensiones de jubilación de los Senadores y Representantes. Además le son aplicables. en cuanto se refieren a aspectos no contemplados por las leyes y decretos antes mencionados, las Leyes 33 de 1973. 12 de 1975 y 40. de 1976, ésta porque prescribe reajustarlas periódicamente.

4o. En fin, ni el Decreto-Ley 3135 de 1968, ni el Decreto reglamentario 1848 de 1969 regulan las pensiones de jubilación de los Senadores y Representantes. sino exclusivamente las ordinarias de los empleados y trabajadores oficiales de la Administración Nacional incluidos los establecimientos públicos y las empresas comerciales e Industriales del Estado. Por consiguiente, esos decretos no modificaron. ni menos sub rogaron el régimen legal, antes expuesto, de las pensiones de jubilación de !os Senadores y Representantes.

Transcríbase al señor Ministro de Gobierno en copla auténtica.

Jaime Paredes Tamayo. Presidente de la Sala: Osvaldo Abello Noguera, Jaime Betancur Cuartas. Humberto Mora Osejo.

Clara Stella Ramos S., Secretaria,

MICROFILMACION.

1. Antes de la destrucción de los documentos, necesariamente debe transcurrir el lapso prudencial (artículos 40. del Decreto 2527 de 1950 y único del Decreto 2354 de 1954).

2. Aspecto probatorio de las copias de los documentos microfilmados. (Artículos 60. y 70. del Decreto 2527 de 1950).

3. Uso por los comerciantes del sistema de microfilmación. Tiempo de uso.

4. Las normas del Código de Comercio no han derogado ni modificado los que regulan en forma especial la conservación y la reproducción de los libros y papeles de los comerciantes.

CONSEJO DE ESTADO. Sala de Consulta y Servicio Civil. Bogotá. D.E.. diez y nueve de agosto de mil novecientos ochenta y uno (1981).

Radicación: No. 1.566 Referencia: Consulta

El señor Ministro de Desarrollo Económico. doctor Gabriel Melo Guevara. eleva a la Sala la siguiente consulta:

Cuando están próximos a cumplirse los 10 años de vigencia del decreto 410 de 1971. Código de Comercio, circunstancia que reviste especial importancia en relación con la vigencia y efectividad de algunas de sus disposiciones, solicito en concepto de esa corporación acerca de la interpretación de los artículos 48 y 60 de la codificación mencionada frente a los Decretos 2527 de 1950 y 3354, normas que reglamentan el sistema de la microfilmación como medio técnico adecuado para asegurar la conservación y reproducción de los libros y papeles en el sector oficial y particular.

Lo anterior resulta indispensable a fin de obtener una interpretación unívoca de dichas disposiciones, como quiera que varias Agencias del Estado tienen que ver con su debida aplicación.

Agradecería su especial consideración de los siguientes aspectos:

1o. Si el artículo 60 del Código de Comercio derogó los efectos de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 frente a los comerciantes.

2o. Si su derogación fue parcial, cuáles aspectos de dichos decretos siguen vigentes frente a los comerciantes.

3o. Si la intervención de las Cámaras de Comercio debe ser previa a la destrucción de los documentos microfilmados y la verificación de la exactitud de las copias les exige hechos positivos de confrontación entre el original del documento microfilmado y la copia del mismo que aparezca en el rollo.

4o. Cómo se asegura el valor probatorio de las copias que se expidan, tomadas de la microfilmación de los documentos originales.

LA SALA CONSIDERA:

El problema jurídico planteado en la consulta. se reduce a establecer el alcance de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, frente a los comerciantes en virtud de lo establecido en los artículos 48 y 60 del Código de Comercio, a saber:

lo. El Decreto 2527 de 1950, cuyo artículo segundo fue sustituido por el artículo único del Decreto 3354 de 1954. adoptado como ley por la 141 de1961 regula lo atinente al procedimiento de microfilmación de archivos tanto oficiales como particulares, así como el valor probatorio de las copias de los documentos microfilmados, sistema que por regla general. a la luz de las normas del decreto puede ser utilizado por cualquier persona jurídica o natural, pública o privada.

Establece la norma citada, la forma como deben elaborarse los rollos de película en que se vayan a microfilmar documentos (Art. 30.), al igual que la posibilidad de destrucción del material sometido a dicho proceso. En relación con este último, aspecto, no otra cosa puede deducirse dei contenido del inciso primero del articulo 40. que prescribe: "los documentos o el material que sea microfilmado y que haya quedado correctamente copiado en la cinta, podrá ser destruido después de eso. preferentemente por incineración... " (Subrayas de la Sala). Como la segunda parte del mismo establece la obligación de levantar un acta al final del rollo con la expresión sobre fecha. número. cantidad de documentos microfilmados. estado en que ha quedado la cinta persona que ha realizado el proceso. certificación jurada sobre destrucción del material que ha sido microfilmado. es claro que ésta última constancia solo aparecerá en el acta, cuando efectivamente se haya procedido a la destrucción por incineración preferentemente. conforme a lo establecido en el decreto del materia sometido al proceso de microfilmación. Pero la posibilidad de destruir los documentos microfilmados solo se presenta "cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejan en cada caso. de acuerdo con su naturaleza " (Subrayas de la Sala).

En esta forma se interpretan armónicamente los artículos 40. del decreto 2527 de 1950 y único del decreto 335 de 1954. pues éste aclara inequívocamente el significado de aquél en el sentido de que antes de la destrucción de los documentos, necesariamente debe transcurrir el lapso prudencial indicado.

2o. En lo que hace referencia al aspecto probatorio de las copias de los documentos microfilmados. los artículos sexto y séptimo del decreto 2527 de 1950 regulan en forma por demás clara la expedición de dichas copias tanto de las pertenecientes a archivos oficiales o de entidades sometidas a-la vigilancia: del Estado como las pertenecientes a archivos particulares bien de personas naturales o jurídicas o entidades no oficiales ni Sometidas a la vigilancia estatal. Basta agregar que las actas a que se refiere el artículo 40. del Decreto 25.27 deben conservarse sin ser destruidas, como forma de control del archivo microfilmado y si éste pertenece a personas o entidades no oficiales, deben protocolizarse en una Notaria. Los documentos microfilmados en la forma antes indicada. tienen el mismo valor probatorio de los originales.

3o. Procede examinar cómo se relacionan los anteriores principios con las normas del Código de Comercio.

El artículo 48 del Código de Comercio reitera para los comerciantes,

posibilidad de usar el sistema de microfilmación con el fin de facilitar la guarda de su archivo y correspondencia. De otra parte. el artículo 60 del mismo Código obliga al comerciante a conservar los libros y papeles de contabilidad durante en término no inferior a diez años. y vencido dicho lapso le permite proceder a su destrucción "siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta...'. En otras palabras. el comerciante una vez transcurrido el término señalado en la norma puede acudir, entre otros medios técnicos, al de microfilmación para garantizar la reproducción exacta de los libros y papeles que va a destruir. Deben entonces diferenciarse dos cuestiones distintas: una es la utilización del sistema de microfilmación y otra bien distinta. es la obligación de mantener durante un lapso determinado los libros y papeles del comerciante, lo cual dicho sea de paso, se hace con el fin de dar mayor seguridad y estabilidad a las transacciones mercantiles, cuestión fundamental en el mercado del comercio por cuanto los libros del comerciante da fe y son plena prueba entre comerciantes de sus operaciones o principio de prueba a su favor en cuestiones mercantiles frente a uno no comerciante (Título IV, capitulo III, C. de Co. ) entonces la conservación de los libros durante el lapso exigido por el Código evita que se destruyan medios de prueba que pueden ser utilizados en el futuro, mas no impide que se puedan mantener microfilmados por cuanto el código no establece ninguna prohibición, ya que incluso el sistema de microfilmación puede constituir elementos importantes para efectos de la reconstrucción de libros y papeles, ante una eventual pérdida de los mismos.

Ahora bien. todo lo anterior está indicando que los libros y papeles del comerciante pueden ser microfilmados. pero que durante el término en que deban conservarse son los únicos medios de Prueba sobre las operaciones y movimientos mercantiles que constan en ellos.

Transcurrido el lapso de diez años. puede si se quiere. procederse a la destrucción de aquellos. siempre que se garantice su reproducción "por cualquier medio técnico adecuado" y uno de estos es la microfilmación. como ya se explicó. En esta hipótesis. los libros y papeles microfilmados. con las formalidades legales. tienen el mérito probatorio de los originales.

Adicionalmente. en el evento de que el comerciante acuda al sistema mencionado para efectos de garantizar la reproducción exacta de los libros y papeles y poder proceder a su destrucción debe acudir a la Cámara de Comercio donde los tuviere registrados con el fin de que ésta verifique la exactitud de la reproducción lo cual obviamente exige la confrontación entre el original y la copia. Posteriormente. con intervención del secretario de la Cámara. se levantará un acta en fa que se anotarán el sistema utilizado. la reproducción y los libros y papeles que se han destruido. En esta forma. el artículo 60 del Código de Comercio adiciona el Decreto 2527 de 1950 en relación con los libros y papeles del comerciante si para reproducirlos se utilizare el procedimiento de microfilmación.

Dicha acta debe protocolizarse. como prescribe el artículo 80. del Decreto 2527 de 1950. e inscribirse en la Cámara de Comercio y su copia. con la del documento microfilmado constituirán plena prueba de este. siempre que ambas se expidan de conformidad con lo señalado en el artículo séptimo del decreto arriba citado. dándose así cumplimiento al inciso segundo del artículo 60 del Código de Comercio ya las normas sobre microfilmación.

4o. De 10 expuesto se concluye que las normas del Código de Comercio no han derogado ni modificado las que regulan el sistema general de microfilmación pero los artículos 48 y 60 del C. de Co. regulan en forma especial la conservación y la reproducción de los libros y papeles de los comerciantes. En ésta incluido el procedimiento de microfilmación. así como el valor probatorio de originales y copias.

En los anteriores términos se absuelve la consulta formulada por el señor Ministro de Desarrollo Económico. doctor Gabriel Melo Guevara.

Jaime Paredes Tamayo. Presidente de la Saja; Osvaldo Abello Noguera. Jaime Betancur Cuartas, (no asistió con excusa legal); Humberto Mora Osejo,

Clara Stella Ramos S., Secretaria.