DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN
( 28 Junio de 1996)
En uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas
en el Artículo 634-2 del Estatuto
Tributario y el literal c) del artículo 13 del Decreto 2117 de 1992.
Que el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales puede implantar
sistemas técnicos razonables para el control de la actividad productora de
renta.
Que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los
elaboren.
Que las facturas de
venta, los tiquetes y comprobantes expedidos por máquinas registradoras
constituyen documentos que soportan los hechos económicos de los contribuyentes.
Que conforme al artículo 617 del Estatuto Tributario cuanto se
utilice el sistema de 2cturación por computador se deberán proveer los medios
necesarios para su verificación y auditoria.
Que se hace necesario establecer un sistema técnico de control que
permita determinar los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes en
relación con su actividad productora de renta y la determinación de sus
obligaciones tributarias, tomando como base las operaciones realizadas en un
período determinado.
ARTICULO 1.- Sistema técnico de control de la actividad productora
de renta.
Adoptase el siguiente sistema técnico de control de la actividad
productora de renta:
1)
Para establecer
los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes se tendrá en cuenta el
monto de las operaciones realizadas, con base en la facturación cuya numeración
haya sido autorizada por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales,
así como los comprobantes que resuman las operaciones diarias como consecuencia
de la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en la presente
Resolución.
2)
La numeración
será incluida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el registro
que la entidad lleve para cada contribuyente y se incorporará a un sistema
nacional informático, permitiendo su verificación en todo el país por las
Administraciones, como base para los programas de Fiscalización que se deben
adelantar en desarrollo del Plan de Choque contra la Evasión.
3)
La Administración
de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá solicitar a los obligados a facturar,
información sobre la numeración utilizada y el valor de los ingresos imputables
a la misma, así como de los comprobantes de las máquinas registradoras con el
objeto de controlar los ingresos, costos y gastos de la actividad productora de
renta, para la correcta tasación del tributo.
El desarrollo del sistema técnico adoptado mediante la presente
Resolución comprende las etapas que se describen en los siguientes artículos.
ARTICULO 2.- Autorización de la numeración de las facturas.
Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán
solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la
dependencia que haga su veces de la administración
dé Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio
fiscal, atando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este
efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por
intervalos de numeración consecutivo
ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo
certificado.
Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben
solicitar la autorización del software, salvo que se utilice papel de
facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617
del Estatuto Tributario.
Si resultare insuficiente la facturación, el interesado deberá
solicitar autorización de nueva numeración.
ARTICULO 3.- Casos en los que no se requiere autorización de la
numeración.
No será necesaria la autorización de la numeración en la
expedición de documentos equivalentes a la factura, en las facturas expedidas
por entidades de derecho público incluidas las Empresas industriales y
comerciales del Estado y Sociedades de economía mixta donde el Estado posea más
del cincuenta por ciento (50%) del capital, así como .las que expidan las
entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las Cámaras , de
Comercio, las notarías y. en general los no contribuyentes del impuesto sobre
las renta señalados en el Estatuto Tributario.
ARTICULO 4.- Trámite de la solicitud.
La solicitud de autorización deberá resolverse por la
Administración que corresponda a la Jurisdicción del domicilio principal o
residencia del contribuyente dentro de los quince ( 15) días siguientes,
contados a partir de la fecha de recibo en debida forma por la Adminislraci6n,
para lo cual se dejará constancia expresa de la fecha de su recibo.
Una vez vencido el término antes señalado sin que la
Administración se haya pronunciado se entenderá autorizada la numeración
solicitada.
La Administración expedirá una resolución en donde se indique la
numeración autorizada, la cual tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a
partir de la fecha de notificación.
Si transcurridos los dos (2) años de la vigencia de la resolución
no se hubiere agotado la numeración autorizada la nueva resolución reconocerá
dicha circunstancia, habilitando la numeración anterior.
Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de
autorización procede únicamente el recurso de reposición, el cual deberá
interponerse dentro de los diez (10)
días siguientes a su notificación y será resuelto dentro del mes
siguiente por la División Jurídica de la Administración o la oficina que haga
sus veces.
En caso de rechazo total de la solicitud, se autorizará una
numeración provisional.
El solicitante entregará al litógrafo o tipógrafo copia de la
Resolución de autorización, o una constancia escrita del vencimiento de los
quince (15) días, bajo la gravedad del juramento, el cual se entenderá prestado
con la firma del contribuyente. El tipógrafo o litógrafo conservará a
disposición de la DIAN copia de la resolución o la constancia según el caso.
ARTICULO 5.. Numeración de las facturas.
En las facturas que se expidan, deberá utilizarse numeración
consecutiva única nacional.
En las máquinas registradoras se podrá llevar numeración
alfanumérica.
Cuando una empresa tenga varias sucursales en el país deberá tener
un registro a disposición de la DIAN en su domicilio social principal, donde
figure la numeración que se distribuya a cada sucursal o establecimiento.
Si en una transacción se utiliza más de una hoja de facturación de
talonario, su contabilización se hará indicando el número de la hoja inicial y
el número de la final, d9etro de una misma secuencia numérica.
En las facturas expedidas en' talonario o por computador, deberá
indicarse el número y la fecha de la resolución de autorización o señalar que
la Administración no se pronunció en el término indicado en el articulo
anterior atando sea el caso y el número ..de intervalos de numeración
consecutiva autorizada.
ARTICULO 6.- Numeración sobrante.
La numeración autorizada que no se utilice entre otros casos, por
pérdida de facturación, cese de actividades, liquidación de la sociedad, deberá
ser reportada a la Administración correspondiente para fines de control.
ARTICULO 7.- Tipos de máquinas registradoras.
Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas
podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las
máquinas registradoras:
El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que
interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones
inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas,
comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos,
códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.
Es la máquina que permite acumular las ventas por bienes o
servicios y por la tarifa que corresponda.
.
Es la máquina que acumula bienes o servicios prestados por grupos
según la tarifa el IVA que corresponda.
ARTICULO B.- Controles a las ventas a través de máquinas
registradoras P.O.S. y factura por computador.
Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus
ventas máquinas registradoras P.O.S. o facturación por computador, deberán
identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual
corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada a cada bien o
servicio.
La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma
diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que
haya escogido quien vende o presta el
servicio, deberá identificarse en el servidor de la red de puntos de venta o en
la terminal de venta, según el caso.
El ai1iculo exhibido al público deberá encontrarse identificado
mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a
partir del cual el artículo se encuentre definido para el sistema informático.
Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes
o prestación de servicios, sistema P.O.S o factura por computador, deberán
imprimir al final del día, el -comprobante informe diario- , por cada servidor.
El comprobante deberá contener la siguiente información:
·
efectivo.
·
Cheques
·
tarjetas débito y
crédito
·
ventas a crédito
·
bonos
·
vales
·
otros
El Comprobante informe diario deberá elaborarse en original y
copia debiendo el Primero formar parte integral de la Contabilidad y el segundo
conservarse en el establecimiento de comercia para ser exhibido cuando la
Administración Tributaria y Aduanera lo exija.
Quienes utilicen máquinas registradoras con sistema POS o
facturación por computador, deberán tener una cinta testigo magnética, la
cual estará a disposición de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando ésta lo solicite.
ARTICULO 9.- Controles a las ventas a través de máquinas registradoras por departamentos y por articulo con departamento asociado (PLU) .
1. Control Técnico.
Las personas o entidades que utilicen estos sistemas deberán
identificar en una lista genérica los artículos para la venta o prestación de
servicios, indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del
impuesto sobre las ventas asociada al departamento. Dicha lista deberá
conservarse en cada establecimiento de comercio a disposición de la DIAN.
En todos los casos en el artículo exhibido al público deberá
identificarse el departamento al cual corresponde.
Quienes utilicen para sus ventas o prestación de servicios estos
sistemas, deberán imprimir al final del día el comprobante “Z" que arroje
cada una de las máquinas, el cual deberá contener la siguiente información :
2. Control Fiscal.
Quienes utilicen las máquinas registradoras por departamento y por
artículo con departamento {PLU), deberán elaborar un comprobante resumen
denominado .Informe fiscal de ventas diarias, por cada establecimiento de
Comercio, el cual reunirá la siguiente información:
Al Informe Fiscal de Ventas Diarias, deberá anexarse el
comprobante Z de cada una de las máquinas registradoras utilizadas en el
establecimiento de comercio.
El Informe Fiscal de Ventas Diarias deberá elaborarse en original
y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el
segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando
la Administración Tributaria y Aduanera lo exija.
ARTICULO 10.- Sanción aplicable al incumplimiento de los sistemas
técnicos de control.
La no adopción o el incumplimiento del sistema técnico de control
establecido en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción
de que trata el artículo 684-2 del
Estatuto Tributario.
ARTICULO 11.- Vigencia.
La presente Resolución rige a partir del primero ( 1) de octubre
de 1996 y los controles aquí establecidos deberá adoptarse dentro de los 3
(tres) meses siguientes de conformidad ron lo establecido en el artículo 684-2
del Estatuto Tributario.
PUBLIQUESE, Y CUMPLASE,
Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., 28 de Junio de 1996
Director de Impuestos y Aduanas Nacionales (E)
Subdirector General (A)