¿Sabe usted que debe tener en cuenta si desea implementar el teletrabajo en su empresa de manera permanente a causa de la pandemia?

La pandemia generada por el Covid-19, ha introducido diversos cambios en el ámbito social, económico y laboral en el mundo, en nuestro país ha cobrado relevancia una figura que a pesar de que ya se encontraba regulada en el ordenamiento jurídico no tenía mucha acogida por las empresas colombianas, y este es el denominado teletrabajo.

El teletrabajo, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1221 de 2008, se encuentra definido como: “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación -TIC para el contacto entre trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.

Esta figura habilita la prestación del servicio por parte del trabajador por fuera del sitio en el que desempeña sus actividades de manera permanente mediante el uso de las herramientas tecnológicas, es decir, que ya no se requiere la presencia física del trabajador o funcionario en las instalaciones de la empresa o entidad.

El teletrabajo, según la Ley 1221, tiene tres (3) modalidades o tipos de trabajadores, los trabajadores autónomos, suplementarios y móviles, los cuales dependen del espacio en el que se ejecute el trabajo, las tareas que se desempeñen y el perfil del trabajador.

El trabajador autónomo, es el desarrollado en el propio domicilio o lugar escogido para desarrollar la actividad profesional de este, para la ejecución de sus tareas; el suplementario, es el desempeñado de dos a tres días a la semana en casa y el resto del tiempo en la oficina; los trabajadores móviles, son aquellos que no tienen un lugar de trabajo fijo, pues las actividades son ejecutadas mediante las Tecnologías de la Información y la Comunicación, en dispositivos móviles.

Dentro de los beneficios del teletrabajo, se encuentra que se genera una mayor productividad para el empleador, un gran impacto en la reducción de costos en la planta física, la reducción del ausentismo, y del retiro voluntario de empleados. Para los trabajadores, la posibilidad de desarrollar sus actividades laborales desde su casa o lugares distintos a su oficina implica una mejora en su calidad de vida, pues se ahorrarán tiempo y dinero por los desplazamientos del hogar a la oficina, así como los gastos en costos de combustible o de transporte público. Adicionalmente, permiten mejorar los lazos familiares al contar con mayor presencia física en el hogar.

El proceso de implementación y de adopción de la modalidad de teletrabajo consta de 5 etapas, dentro de las cuales se encuentran: i) el compromiso institucional, que indica el querer hacerlo; ii) la planeación, es decir que se debe organizar el proceso y presentar un cronograma de ejecución del mismo; iii) la autoevaluación, que implica una revisión interna  de los recursos con los que cuenta la organización a nivel de recursos humanos, técnicos, jurídicos y tecnológicos con lo que se cuenta; iv) así como la adopción de una prueba piloto, en la que se mide la capacidad de adaptación de la organización y los empleados; y, v) la implementación, mediante la aplicación de los procedimientos y políticas del teletrabajo como modalidad laboral.

De acuerdo con el artículo 6° de la Ley 1221 de 2008, dentro de las garantías laborales que tienen los trabajadores vinculados mediante la modalidad de teletrabajo, se encuentra que no les serán aplicables las disposiciones sobre jornada de trabajo, horas extraordinarias y trabajo nocturno, el salario del trabajador no puede ser inferior al que se le paga por la misma labor, en la misma localidad y por igual rendimiento al trabajador que presta sus servicios en las locaciones del empleador.

En caso de que solamente se cuente con teletrabajadores, para establecer el monto del salario el empleador debe tener en cuenta la naturaleza del trabajo y la remuneración que se paga para labores similares; así mismo, cuando una persona tenga la condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el simple hecho de realizar ocasionalmente su trabajo desde su domicilio o un lugar distinto a la locación del empleador.

De igual manera, para la asignación de tareas a los teletrabajadores esta debe realizarse de manera que se garantice su derecho a contar con un descanso y promoviendo la igualdad de trato entre los teletrabajadores y los demás trabajadores, en atención a las características particulares del teletrabajo.

La igualdad de trato debe fomentarse, en relación al derecho de los trabajadores de constituir o afiliarse a las organizaciones que escojan; a la protección de la discriminación en el empleo; la protección en materia de seguridad social, de acuerdo con lo previsto en la Ley 100 de 1993, la remuneración, la protección por regímenes legales de seguridad social, el acceso a la formación, la edad mínima de admisión al empleo o al trabajo, la protección de la maternidad y el respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.

El empleador debe tener contemplado el puesto de trabajo del teletrabajador, dentro de los planes y programas de salud ocupacional y contar con una red de urgencias en caso de que el teletrabajador sufra algún accidente o enfermedad.

La vinculación a través de la modalidad del teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para el teletrabajador y los trabajadores que realizan su trabajo en las instalaciones y que pasan a ser teletrabajadores, conservan el derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral convencional.

Por su parte, el Decreto 884 de 2012, mediante el cual se reglamentó la Ley 221 de 2008, se estableció que en el contrato o vinculación que se genere en la modalidad laboral de teletrabajo, se debe cumplir con los requisitos previsto en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, y las garantías del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, indicando especialmente, las condiciones de servicios, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y espacio, se deben determinar los días y horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades, en aras de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y definir las responsabilidades, frente a la custodia de los elementos de trabajo y fijar el procedimiento de la entrega al finalizar la modalidad de trabajo, así como las medidas de seguridad informática.

Es una obligación del empleador que contrate teletrabajadores, informar dicha vinculación a los Inspectores de Trabajo, y en caso de que se vincule por primera vez a un teletrabajador este no podrá exigir posteriormente realizar su trabajo en las instalaciones del empleador, a no ser que las partes de común acuerdo modifiquen lo inicialmente pactado.

Para esto, la organización puede solicitar una asesoría al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones donde se le brindará a la organización, asesoría e información sobre la metodología y etapas de la implementación de la modalidad de teletrabajo.

 

 

Lady Rocío Suárez Castro

Abogada Especialista en Derecho laboral y Seguridad Social

Universidad Libre de Colombia.

Especialista en Derecho Constitucional y Administrativo

Universidad Católica de Colombia.