DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
El mecanismo de retención anticipada, conocido como retención en la fuente, es aplicable a los pagos o abonos en cuenta efectuados a un beneficiario, actuando como agente retenedor la persona natural o jurídica que efectúe dicho pago, lo cual lo convierte en una especie de administrador del impuesto cuyo recaudo inicialmente está a cargo del Estado, y posteriormente debe trasladar a este las sumas de dinero retenidas al beneficiario del pago.
Debido que la retención en la fuente le permite al Gobierno transferir la responsabilidad del recaudo a los particulares, no hay necesidad de ampliar la nómina estatal para cumplir tal fin y solo se ejerce una actividad de vigilancia (en condiciones ideales), destinada a verificar el ingreso a las arcas estatales de los dineros retenidos por concepto del impuesto de renta, a las ventas o cualquier otro tipo de tributo que establezca la ley.
La operación de esta figura debe ajustarse a los parámetros establecidos en los artículos 365 y siguientes del Estatuto Tributario, y el agente retenedor debe expedir el certificado de retención correspondiente, especificando el año gravable y la ciudad donde se efectúa la retención, nombre, identificación y dirección del retenedor, nombre e identificación del afectado con la retención, valor total y pago sujeto a retención, junto con la firma del pagador o agente retenedor[1].
El Estatuto Tributario, en su artículo 604, dispone que el periodo fiscal de las retenciones en la fuente es de carácter mensual, y en el caso de liquidación o terminación de actividades el periodo fiscal debe ser contado desde su iniciación hasta las fechas que señale el artículo 595 del mismo Estatuto, si las actividades son iniciadas el mismo mes, el periodo fiscal será el comprendido entre la fecha de inicio de actividades y la fecha de finalización del periodo respectivo.
La declaración de retención en la fuente debe ser presentada cada mes, por parte del agente retenedor y en la misma se deben señalar los valores sometidos a esta figura, esta declaración privada se presenta ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, debiendo contener los datos exigidos por el artículo 606 del Estatuto Tributario:
· Formulario debidamente diligenciado.
· Información que permita identificar y ubicar al agente retenedor.
· Descripción de los valores que debieron retener por diferentes conceptos sometidos a retención en la fuente durante el mes, y liquidación de las sanciones si es el caso.
· Firma del agente retenedor o quien cumpla el deber formal de declarar, si la declaración debe ser presentada por la Nación, Departamentos o Municipios, puede ser firmada por el pagador respectivo o quien haga sus veces.
· Firma del revisor fiscal si se trata de agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, y que de acuerdo a normas comerciales deban tener un revisor fiscal en su empresa.
· Los demás agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, deben presentar su declaración firmada por el contador público, sin importar si está vinculado o no laboralmente a la empresa, si el patrimonio bruto del agente retenedor en el último día del año anterior es superior a cien mil (100000) unidades de valor tributario (UVT). En la declaración se debe especificar el nombre completo y número de matrícula del contador público o revisor fiscal que firme la declaración.
Si el agente retenedor tiene varias sucursales o agencias, debe presentar la declaración mensual de retenciones de manera consolidada; mientras que las entidades de derecho público, diferentes a empresas industriales y comerciales del Estado y economía mixta, pueden presentar una declaración por cada oficina retenedora. La presentación de la declaración no es de carácter obligatorio si en el respectivo periodo fiscal no se realizaron operaciones sujetas a retención en la fuente.
Doctor Manuel Andrés León Rojas
Especialista en derecho tributario